KOMİSYONUN GÖREVİ
İletişim Komisyonunun işlev ve amacı; mevcut iletişim kanallarını kullanarak derneğimizin bilinirlik ve güvenilirliğini kamuoyunda pekiştirecek, tüm kesimlerinde kabul görmesini sağlayacak şekilde, ortak profillere göre gruplandırılmış kişi ve gruplar ile periyodik ve gerektiğinde düzenli ve doğru iletişimde bulunmaktır.

İletişim Komisyonu, Yönetim Kurulu’nun talebi doğrultusunda derneğin diğer komisyonları veya çalışma gruplarının işbirliği yaparak yürüttüğü faaliyetlerin koordinasyonunda da iletişim sorumluluğunda bulunur ve tanımlanan tüm görevlerini işbu yönerge doğrultusunda ifa eder.

Komisyon öncelikle tüm iletişim kanalları için, iletişimde bulunulacak kişi ve kurumların gerekli iletişim bilgilerini toplar ve iletişim veri tabanını hazırlar, bu veri tabanının güncel tutulmasını ve geliştirilmesini temin eder.

İLETİŞİM KANALLARI
Komisyon bu amaç doğrultusunda aşağıdaki iletişim kanallarını kullanır:

Web Sitesi
E-posta
Whatsapp
Instagram
Facebook
Twitter
Yazılı Görsel Basın
YouTube
Islak İmzalı Yazışmalar

PAYLAŞIM KONULARI ve YAZIŞMALAR
Paylaşımlar anlık ve periyodik duyurular olmak üzere iki grupta değerlendirilir. Derneğin tüm kişi ve kurumlarla olan diğer yazışmaları da anlık paylaşım süreç ve kriterleri kapsamında gerçekleştirilir.

Periyodik Paylaşımlar
Periyodik duyurular konusu ve tarihi belirli olan anma, kutlama ve geleneksel hale gelen etkinliklere ilişkin paylaşımlardır ve aşağıdaki örnek liste üzerinden yönetimi yapılır. Bu listenin güncel tutulması da İletişim Komisyonu’nun görevidir.

Periyodik Paylaşımlar Listesi

Tarih
Konu/Gündem
Kanallar
18 Mart
Çanakkale Zaferi

23 Nisan
Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı

1 Mayıs
İşçi Bayramı

19 Mayıs
Atatürk’ü Anma, Gençlik ve Spor Bayramı

30 Ağustos
Zafer Bayramı

29 Ekim
Cumhuriyet Bayramı

Anlık Paylaşımlar
Anlık paylaşımlar, periyodik paylaşım listesinde yer almayan anlık gündem gereği konular, etkinlikler için yapılan yorum, haber ve duyurulardır.

İlk defa gündeme gelip, bundan sonra periyodik paylaşım kapsamında değerlendirilmesi gerektiğine karar verilenler Periyodik Paylaşımlar Listesine eklenir.

PAYLAŞIMLARIN İÇERİKLERİNİN HAZIRLANMASI

Paylaşımlara ilişkin içeriklerin hazırlanmasında görsel ve metin kullanımında, kişilerin veya grupların hassasiyetlerine, haklarına aykırı, maddi ve manevi değerlerine zarar verebilecek unsurların bulunmamasına özen gösterilmelidir.

Periyodik paylaşımlara ilişkin zamanında ve doğru paylaşımlar yapılabilmesi için her periyotta içeriğin günün koşullarına göre güncelleme ihtiyacı dikkate alınarak mümkün olduğunca aynı içerik kullanılmalıdır.

PAYLAŞIMLARIN YAPILMASI
Paylaşımlara ilişkin içeriklerin hazırlanmasında da olduğu gibi dağıtımında da kişisel, kurumsal ve toplumsal değerlere aykırı olmamasına, kimsenin hak ve menfaatlerine zarar vermemesine özen gösterilmelidir.

Bu kapsamda tüm paylaşımlar en az aşağıdaki kriterlere uygun olmalıdır. Zaman içinde edinilen tecrübeler doğrultusunda kriterlerin değişmesi, güncellnmesi mümkün olabilir. Kriter listesinin güncellenmesi de İletişim Komisyonu’nun sorumluluğundadır.

Paylaşım Kriterlerine Uygunluk ve Onay Süreci
Paylaşımın hazırlanması ve onayı İletişim Komisyonunda, onaylanarak paylaşımı iletişim Komisyonu ve Yönetim Kurulunun(YK) sorumluluğundadır. Paylaşıma ilişkin süreç aşağıdaki gibi yönetilmelidir:

İletişim Komisyonu’nca
İçeriğin konuya uygunluğunun kontrolü,
Paylaşımın doğru zamanda yapılması,
Paylaşımın günün koşullarına uygun olması, paylaşıma ilişkin olumsuz bir gündem olmaması,
İçeriğin değiştirilmesi/güncellenmesi gerekiyorsa son haline getirilmesi,
Hangi kanallarda paylaşımda bulunulacağının belirtilmesi,
Paylaşımın, İletişim Komisyonu Başkanı veya Başkan Yardımcısının birlikte onayı veya bu 2 kişiden birisi ile 1 üyenin onayına istinaden YK’na sunulması,
YK tarafından
Paylaşıma ilişkin tüm kriterler uygunluğunun kontrol edilmesi ve onaylanması veya reddedilmesi.

Paylaşımlara İlişkin Hazırlık ve Onay Formu
Paylaşımların hazırlık onay, yayınlama ve evrak kayıt süreçleri aşağıdaki alanlara sahip bir form aracılığı ile gerçekleştirilir.

Talep Eden Kişi veya Komisyon
Hedef Kitle/Kişi
İçerik Konusu
İçerik Hazırlama Son Tarihi
İçerik Metni
İçerik Görseli
Paylaşım Kanalları
İletişim Komisyonu Onay Tarihi
İletişim Komisyonu Onaylayanları
YK Onay Tarihi
YK Onaylayanları
Evrak Kayıt Tarihi
Evrak Kayıt No
Yayınlama Tarihi

EVRAK KAYIT
Online veya ıslak imzalı olarak yapılan her türlü yazışma/paylaşım evrak kayıt defterine işlendikten sonra paylaşılacaktır.

Tüm içerikler dijital olarak(Metin Dosyası, Elektronik Tablo, Sunum Dosyası vb. şekillerde hazırlanacak olup, değiştirilemeyecek olan resim veya taşınabilir doküman formatında(pdf) paylaşılacaktır. Süreç aşağıdaki gibi yürütülür;

Paylaşılacak içeriğe ilişkin değiştirilemeyen formattaki 1 nüshası yazıcıdan çıktı olarak alınır,
Evrak Kayıt Defterinden Giden Evrak numarası alınır,
Çıktı üzerine gönderim tarihi, evrak kayıt numarası ve dosyalandığı dosya numarası ve adı yazılır,
İlgili dosyaya konularak saklanır.