1. Amaç

Bu prosedürün amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uyum süreci kapsamında Fethiye Kültür Sanat Derneği (“Dernek”) bünyesinde işlenmekte olan verilere ilişkin veri sahiplerinden gelebilecek şikâyetlerin Derneğimiz bünyesinde sistemli bir şekilde değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlayarak cevaplandırılmasını sağlamaktır.

2. Kapsam

Derneğimiz Kanun kapsamında, veri sahipleri tarafından Derneğimizin “Kesikkapı Mahallesi Kaya Caddesi No:22 Fethiye Muğla” adresinde yer alan merkezine gönderilecek iadeli taahhütlü mektup, şahsen ibraz edilecek form ile veya iletisim@fethiyekultursanat.org adresinden güvenli elektronik imza ile sayılı iletişim araçlarını kullanarak gerçekleştirilen başvuruların kayıt altına alınması, yönetimi, değerlendirilmesi, analiz ve raporlanmasını ile cevaplandırılmasını kapsamaktadır.

Derneğimize yönlendirilecek başvuru aracılığı ile başvuru sahibi aşağıdaki hususları ilişkin talep edebilir:

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) İşlenmişse bilgi talep etme,

c) İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Yurt içinde / yurt dışında transfer edildiği tarafları öğrenme,

e) Eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

f) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,

g) Aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,

h) Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

3. Sorumluluklar

3.1. Yönetim Kurulu

Etkin ve verimli olarak şikayetleri ele alma süreci için ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemek ve temin etmek için;

• Şikayetleri ele alma konusunda taahhütleri içeren bir politika belirlemek ve yayınlamak,

• Sürecin hedeflerinin belirlenmesini sağlamak.

3.2. Şikayet İnceleme Ekibi (Komite)

Komite Başkanı 

Kurum İrtibat Kişisi

Yönetim Kurulu 

Yönetim Kurulu Üyeleri

Denetim

Birim Yöneticisi

Mali İşler Ve Finans

Birim Yöneticileri

Bilgi Teknolojileri

İş Analisti Uzmani

İletişim

Birim yöneticileri

Bağış

Birim Yöneticileri

3.3. Personel

Tüm Dernek Sorumluları, Kanun kapsamında veri sorumlusu sıfatındaki Derneğin kanuni sorumluluk ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli uyumu sağlamak ve Dernek kişisel veri politikaları ve sürecin işleyişi hakkında bilgi sahibi olmakla sorumludur.  Personel herhangi bir şekilde kendisine şikayet ve/veya başvuruları ilgili birime en kısa sürede bildirmekle yükümlüdür.

3.4. Denetim Ekibi

3.2. maddede belirlenen Şikayet İnceleme Ekibi’nin bir diğer görevi ise kişisel verilerin korunması mevzuatının Dernek içindeki etkinliğini sağlamak, kişisel veri envanteri ile ilgili politikaların güncelliğini temin etmek ve yılda en az bir defa toplanarak güncel gelişmeler ışığında yol haritası çizerek departmanlar nezdinde kişisel verileri koruma süreçlerinin güncelliğini, teknik ve idari tedbirlerin uygulamalarını denetlemektedir.

4. Prosedür

Şikayet başvuruları alındıktan sonra çözümlenmek üzere ilgili birimlere yönlendirilmektedir. Uzman ekipler tarafından her şikayet dikkatli ve özenli bir şekilde incelenmekte ve şikayetin çözüm aşamasında yapılan her işlem kayıt edilmektedir.

Derneğe ulaşacak başvurular aşağıda belirtilen şekilde yönetilir:

Yukarıda belirtilen kanuni sürelerin aşılmaması adına şikâyet talebini teslim alan Personel ilgili tebligatı bir iş günü içerisinde üzerine veya ileti içeriğinde tebliğ tarihini belirterek Şikayet İnceleme Ekibi’ne iletir. Ekip, bir hafta içerisinde Dernek nezdindeki dayanak belgeleri topladıktan sonra nihai yanıtı ilgili kişi ile yazılı olarak paylaşır. Cevap için gerekli belgelerin toplanmasında tüm departmanlar Şikayet İnceleme Ekibi’ne yardımcı olarak en hızlı şekilde dönüş yapmakla yükümlüdür.

5. Yürürlük

İşbu prosedür yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve uygulaması irtibat kişisi ve komite tarafından kontrol edilir.