PROJE KOMİSYONUNUN OLUŞUMU
Proje Komisyonu Üyeleri, dernek üyeleri arasından gönüllülük esasına göre en az 3, en çok 5 üyeden oluşur. Üyelik talebinin 5 kişiden fazla olması halinde gönüllüler ve YK Üyelerinin katılımı ile yapılacak seçimle belirlenir.

KOMİSYONUN GÖREVİ
Proje Komisyonunun işlev ve amacı; dernek organ ve üyelerinden gelen veya komisyonun kendi önerdiği projeleri, proje değerlendirme kriterlerine göre düzenleyerek Proje Değerlendirme Komitesi onayına sunmak, Proje Değerlendirme Komitesi tarafından onaylanan projelerin paydaşları ile gerekli sözleşmeleri yapmak, proje başlangıç toplantısı yaparak projeybaşlatmak, periyodik takibini yaparak başarıyla sonlandırılmasını sağlamaktır.
Komisyon işbu faaliyetleri gerçekleştirme konusunda başlıca YK ve İletişim Komisyonu ile ve ihtiyaç halinde tüm diğer komisyonlar ile birlikte çalışır.

PROJELERİN SEÇİMİ

Komisyon, tüm proje önerileri aşağıda belirtilen temel proje bilgilerini içeren Proje Öneri Formu ile alır. Proje önerileri(başvurusu) bu formun taşınabilir doküman formatı(pdf) iletisim@fethiyekultursanat.org gönderilmesi sonrası öneri listesine alınır.

Proje Önerileri en az aşağıdaki Temel Proje Bilgilerini içermelidir

Başlangıç Tarihi
Bitiş Tarihi
Konusu
Amacı
Hedef Kitle
Hedef Kitlenin Büyüklüğü
Proje Çıktıları
Proje Çıktılarının Etki Alanı Matrisi(Kişiler, Kurumlar)
Projenin Paydaşı Kurumlar
Projenin Paydaşı Kişiler
Projede Yer Alacak Üye Sayımız
Proje Paydaşlarının Yedekleri
Taahhüt Gerekliliği
Finansal Kaynak İhtiyacı
Paydaşların İsimleri/Unvanları
Proje önerilerinin ilk Proje Önerisine eklenebilmesi için, 3 ayda 1 gerçekleştirilen YK Proje Değerlendirme toplantısından en az 10 gün önce yukarıda belirtilen format ve kanal üzerinden ulaştırılmış olması gerekmektedir.

ÖNERİLEN PROJELERİN YK’NA SUNULMASI
Komisyon bu amaç doğrultusunda proje önerilerini aşağıdaki bilgileri(kriterler) içeren bir liste ile her 3 ayda 1 veya YK’nun talebi üzerine daha sık YK’na sunar.

Proje Listeleme Kriterleri
Başlangıç Tarihi
Bitiş Tarihi
Konusu
Amacı
Hedef Kitle
Hedef Kitlenin Büyüklüğü
Proje Çıktıları
Proje Çıktılarının Etki Alanı Matrisi(Kişiler, Kurumlar)
Projenin Paydaşı Kurumlar
Projenin Paydaşı Kişiler
Projede Yer Alacak Üye Sayımız
Proje Paydaşlarının Yedekleri
Taahhüt Gerekliliği
Finansal Kaynak İhtiyacı

PROJELERİN PROJE DEĞERLENDİRME KOMİSYONUNCA DEĞERLENDİRİLMESİ

Proje Değerlendirme Komisyonu, Proje Komisyonu tarafından sunulan proje önerilerini, projenin toplam faydası en yüksek olana öncelik verecek şekilde değerlendirir ve yapılabilirliğine göre onaylar veya reddeder.

Bu değerlendirmede öncelik sırasına göre aşağıdaki kriterler kullanılır.:

Hedef Kitlenin Genişliği
Proje Paydaşı Dernek Üye Sayısı
Proje Paydaşı STK Sayısı
Proje Paydaşı Kamu/Özel Kurum Sayısı
Projenin Finansman İhtiyacı
Projenin Yerel/Ulusal/Uluslararası Olması
Projenin Süresi
Proje Değerlendirme Komisyonu, proje önerileri hakkındaki kararlarını ilgili formun altında nedenleri ile belirterek, Proje Komisyonuna bildirir.

Projenin periyodik tespit zamanları da Proje Değerlendirme Komisyonunca belirlenir.

GERİ BİLDİRİMLER, PROJE AKTİVASYONU
Proje Komisyonu, değerlendirme sonrası kararları öneri sahiplerine e-posta aracılığı ile, iletisim@fethiyekultursanat.org e-posta adresimiz üzerinden bildirir.

Uygulanmasına onay verilen Projeler için dernek içinde ilgili tüm komisyonlar haberdar edilir.

PROJE YÖNETİMİ
Proje Komisyonu tüm projeleri, Proje Değerlendirme Komisyonunca belirlenmiş olan periyodik izleme süreleri doğrultusunda takip eder, raporlar.

YK haftalık toplantılarına hazır olan projeleri sırasıyla takibe alır. YK, Proje İzleme ve Takip toplantılarında projeden sorumlu Proje Komisyonu Üyesi katılır. YK’nun talebi üzerine Projenin Sahibi(Proje Lideri)’de katılır.

Proje Öneri Formu

Proje Değerlendirme Komitesi

Proje Değerlendirme Komisyonu YK Üyeleri, Proje Komisyonu Başkanı, Üye Değerlendirme Komisyonu Başkanı ve proje konusuna göre, YK’unca davet edilecek bilir kişilerden oluşur.

Proje İzleme Formu
Proje Lideri(Paydaşlar)
Projeden Sorumlu Proje Komisyonu Üyesi
Proje Takip Periyodu